Pubblicate le nuove linee guida Agid sulla gestione documentale digitalizzata della P.A.

di Alfonso Contaldo -

Al pari dei documenti analogici anche i documenti informatici sono destinati ad essere conservati nel tempo ma, mentre per i documenti analogici le regole di archiviazione sono relativamente semplici, per i documenti informatici sono richiesti “particolari accorgimenti” in grado di garantire, durante l’intero ciclo di gestione degli stessi, il mantenimento del loro valore giuridico e legale.

Ecco quindi che il governo dei documenti informatici nell’ambito del loro ciclo di vita deve fondarsi sull’adozione di regole, di procedure giuridiche, legali, archivistiche, tecnologiche e funzionali e di strumenti in grado di assicurare, sin dalle prime fasi della loro gestione, una corretta produzione dei medesimi, poiché solo una corretta formazione del documento informatico ne consente una conservazione conforme alla norma a costi ragionevoli. La corretta gestione con strumenti informatici dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni diviene quindi un momento fondamentale del processo di dematerializzazione dei documenti e dei procedimenti amministrativi, ponendosi come un processo qualificante di efficienza, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa.

Secondo il disposto dell’art. 20, comma 1-bis, del CAD, “L’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo restando quanto disposto dall’articolo 21”. Dal punto di vista legale, quindi, il documento informatico è destinato a produrre effetti giuridici diversi a seconda dei requisiti che possiede. Prerogativa necessaria affinché il documento informatico integri le caratteristiche di qualità e sicurezza, è la sua gestione all’interno di un sistema di gestione documentale ex art. 3, comma 4, lett. d), del DPCM 13 novembre 2014. A tal proposito, occorre fare riferimento all’art. 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, c.d. TUDA., che individua le peculiarità che un sistema di gestione informatica dei documenti deve possedere, stabilendo che questo deve necessariamente essere in grado di: a) garantire la sicurezza e l’integrità del sistema; b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita; c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali; d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; e) consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento dei dati personali; f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato. La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti, dalla produzione alla conservazione. In quest’ottica sono state adottate e pubblicate le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

Le Linee Guida, che si compongono di sei allegati tecnici, sono state emanate dopo avere seguito la procedura conforme alle indicazioni dell’art. 71 CAD ed il loro compito è sia di aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già precedentemente regolate nei DPCM precedenti in materia, sia fornire una cornice unica di regolamentazione per le regole tecniche e le circolari in materia, in coerenza con le discipline dei Beni culturali.

Il governo dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale dell’ente, realizzato secondo le prescrizioni del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, del DPCM 3 dicembre 2013 in tema di protocollo informatico e del DPCM 13 novembre 2014 in tema di documento informatico, è quindi in grado di garantire il controllo generale e sistematico della documentazione amministrativa e, al contempo, attribuire ai documenti amministrativi informatici quelle caratteristiche di qualità e sicurezza. La qualità può essere intesa anche come la capacità del documento di rendere fruibili le informazioni in esso contenute. Il documento informatico deve essere in grado di garantire la “leggibilità” del suo contenuto, posto che questa dipende dalla possibilità e dalla capacità di interpretare ed elaborare correttamente i dati binari che costituiscono il documento, secondo le regole stabilite dal formato con cui esso è stato rappresentato.