È arrivata SEND, la piattaforma per la notificazione digitale degli atti delle pubbliche amministrazioni.

di Ernesto Belisario

La piattaforma consente notificazioni aventi valore legale ed è utilizzabile da qualsiasi Pubblica Amministrazione per notificare atti a qualsiasi persona fisica o giuridica, utilizzando quando possibile il domicilio digitale eletto, e creando un cassetto delle notifiche sempre accessibile (via mobile e via web o tramite altri punti di accesso) con un risparmio di tempo e costi per cittadini, imprese e PA.

1. Che cos’è SEND

Il Servizio Notifiche Digitali (“SEND”), è la piattaforma per la notificazione digitale degli atti delle pubbliche amministrazioni, istituita dall’art. 1, co. 402, della L. n. 160/2019, realizzata e gestita da PagoPA S.p.A. su iniziativa del Dipartimento per la Trasformazione Digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri.

SEND è una piattaforma software che consente l’acquisizione, l’accesso e la visualizzazione di atti, provvedimenti e comunicazioni delle pubbliche amministrazioni formati come documenti nativamente digitali.

Lo scopo di SEND, dunque, è digitalizzare tutte le comunicazioni delle pubbliche amministrazioni “a valore legale” (notifiche), semplificando sia il processo di trasmissione che la fase di ricezione degli atti. In particolare, la piattaforma ha l’obiettivo, per gli enti, di centralizzare la notificazione verso il cittadino o le imprese, utilizzando se possibile il domicilio digitale eletto, e creando un cassetto delle notifiche sempre accessibile (via mobile e via web o tramite altri punti di accesso) con un risparmio di tempo e costi per cittadini, imprese e PA.

Per le amministrazioni che ricorrono alla notificazione tramite SEND, il beneficio è quello di sollevare gli uffici dell’ente da tutte le fasi materiali connesse al processo di notificazione. Gli enti mittenti devono solo depositare (digitalmente) i documenti da notificare, mentre è il gestore della piattaforma a occuparsi di tutto il resto, dall’invio dei documenti, per via digitale o analogica, fino al perfezionamento della notifica per il destinatario. Attraverso l’integrazione tramite API dei propri sistemi e applicativi con la piattaforma, inoltre, è possibile automatizzare le fasi di caricamento dei documenti, di ricezione delle informazioni sullo stato della notifica e di acquisizione delle attestazioni rilasciate da gestore, ottenendo un ulteriore significativo risparmio sui tempi di lavorazione delle notificazioni.

SEND è stata realizzata in attuazione del progetto “Piattaforma Notifiche Digitali”, previsto nell’ambito della Missione 1 – Componente 1 del PNRR (Digitalizzazione innovazione e sicurezza PA) e del Capitolo 3 del Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione, relativo alle piattaforme digitali.

2. Chi può notificare tramite SEND e quali atti possono essere notificati

L’ambito di applicazione della piattaforma è disciplinato dall’art. 26 del D.l. n. 76/2020 (conv. con mod. dalla L. n. 120/2020, come modificato dal D.l. n. 77/2021).

Secondo quanto previsto dalla normativa, SEND permette la notificazione di «provvedimenti, avvisi e comunicazioni, in alternativa alle modalità previste da altre disposizioni di legge, anche in materia tributaria» (art. 26, comma 3, D.l. n. 76 cit.). La notificazione a mezzo della piattaforma, dunque, si affianca alle tradizionali forme di notificazione aventi valore legale, quali le notificazioni effettuate dalle amministrazioni tramite le proprie strutture interne (a mezzo posta raccomandata A/R o a mezzo PEC), oppure avvalendosi di soggetti qualificati, quali, ad esempio, i messi comunali e messi notificatori.

Gli enti mittenti che possono avvalersi di SEND sono:

  1. pubbliche amministrazioni (come individuate dall’art. 1, co. 2, del d.lgs. n. 165/2001),
  2. agenti della riscossione;
  3. concessionari per l’accertamento e la riscossione delle entrate degli enti locali, di cui all’art. 52 del D.lgs. n. 446/1997, limitatamente agli atti emessi nell’esercizio di tale attività.

Tramite SEND, gli enti mittenti possono provvedere alla notificazione di tutte le tipologie di atti, provvedimenti e avvisi. Si pensi, ad esempio, ai verbali di accertamento di violazioni amministrative o di infrazioni al Codice della Strada, agli atti per la riscossione dei tributi, a provvedimenti di accoglimento o diniego di istanze amministrative, ecc.

La piattaforma può essere utilizzata anche per la trasmissione di documenti per i quali non è previsto l’obbligo di notificazione al destinatario affinché si producano determinati effetti giuridici.

Vi sono, tuttavia, alcuni casi di esclusione espressamente previsti dalla norma (v. in particolare il comma 17 dell’art. 26, cit.). La notificazione a mezzo della piattaforma, infatti, non è applicabile:

  1. agli atti giudiziari, sarebbe a dire tutti gli atti del processo civile, penale, per l’applicazione di misure di prevenzione, amministrativo, tributario e contabile e ai provvedimenti e alle comunicazioni ad essi connessi;
  2. agli atti della riscossione coattiva delle imposte – disciplinati dal titolo II, capi II e IV, del DPR n. n. 602/1973 – diversi dall’intimazione di pagamento ad adempiere l’obbligo risultante dal ruolo (ex art. 50, commi 2 e 3) e dalla comunicazione preventiva di iscrizione dell’ipoteca (ex. art. 77, co. 2-bis);
  3. agli atti in materia di pubblica sicurezza, dei procedimenti di competenza delle autorità provinciali, relativi a pubbliche manifestazioni, misure di prevenzione personali e patrimoniali, autorizzazioni e altri provvedimenti a contenuto abilitativo, soggiorno, espulsione e allontanamento dal territorio nazionale degli stranieri e dei cittadini dell’Unione europea, o comunque agli atti di ogni altro procedimento a carattere preventivo in materia di pubblica sicurezza, e ai provvedimenti e alle comunicazioni ad essi connessi.

I soggetti destinatari dei documenti notificati tramite SEND possono essere persone fisiche e persone giuridiche (inclusi enti, associazioni e ogni altro soggetto pubblico o privato) residenti o aventi sede legale nel territorio italiano, ovvero all’estero ove titolari di codice fiscale.

3. Come si accede ai servizi di SEND

Dal punto di vista tecnico, il servizio di notificazione digitale è erogato per mezzo di un’interfaccia, accessibile tramite web, differenziata a seconda che l’utente sia mittente o destinatario.

L’identificazione dell’utente avviene attraverso gli strumenti di autenticazione forte SPID e CIE. Una volta autenticato, l’utente accede a un’area riservata dove è possibile:

  • per il mittente, caricare i documenti informatici in precedenza predisposti per la notificazione, di avere informazioni relative a procedimento e di tenere traccia del suo stato di avanzamento, di gestire gli utenti autorizzati ad operare in piattaforma;
  • per il destinatario, accedere ai documenti messi a disposizione dal mittente, di acquisire ogni ulteriore informazione rilevante del procedimento di notificazione, dichiarare il domicilio digitale speciale di piattaforma, gestire eventuali deleghe verso altri utenti.

Le funzionalità dell’area riservata, inoltre, consentono di ottenere i documenti, rilasciati dal gestore della piattaforma, contenenti le attestazioni opponibili a terzi, previste dalla legge al fine di comprovare fatti rilevanti all’esito della notificazione.

L’accesso a SEND è garantito attraverso i seguenti link:

Nel Manuale Operativo predisposto dal gestore della piattaforma sono fornite tutte le informazioni tecniche relative all’utilizzo delle funzionalità della piattaforma.

4. Individuazione del domicilio del destinatario

Come esposto, la notificazione tramite SEND avviene, di norma, al domicilio digitale del destinatario.

Innanzitutto, la notificazione viene effettuata, se disponibile, al domicilio digitale speciale eletto dal destinatario ai sensi dell’art. 3-bis, comma 4-quinquies, del CAD, ai sensi del quale è sempre possibile eleggere «anche un domicilio digitale speciale per determinati atti, procedimenti o affari», fermo restando che «colui che lo ha eletto non può opporre eccezioni relative alla forma e alla data della spedizione e del ricevimento delle comunicazioni o notificazioni ivi indirizzate».

L’elezione di domicilio speciale può essere effettuata direttamente nella piattaforma (c.d. “domicilio di piattaforma”).

Se il destinatario non ha eletto domicilio in piattaforma o non è possibile effettuare il recapito a tale domicilio (perché risulta non valido, saturo o inattivo), la spedizione viene effettuata al domicilio speciale eletto dal destinatario presso l’ente mittente. Quest’ultimo, infatti, nella fase di presa di creazione della notificazione in piattaforma, è tenuto a comunicare al gestore della piattaforma l’eventuale domicilio speciale eletto dal destinatario presso l’ente mittente stesso.

In assenza di domicilio digitale speciale o, comunque, nei casi in cui non è possibile effettuare il recapito a tale domicilio, la notificazione viene effettuata al domicilio digitale generale, iscritto in uno degli elenchi pubblici previsti dal CAD (IPA, INAD e INI-PEC).

In questo caso, se il domicilio digitale generale risulta non valido, saturo o inattivo, la piattaforma effettua un secondo tentativo di notifica. Se anche questo non va a buon esito, il gestore genera un avviso di mancato recapito, che viene messo a disposizione del destinatario tramite la piattaforma. Dal quindicesimo giorno successivo al deposito di tale ultimo avviso, la notificazione si intende perfezionata anche per il destinatario, al quale comunque il gestore provvede a dare notizia al destinatario dell’avvenuta notificazione a mezzo di lettera raccomandata e, eventualmente tramite avviso di cortesia via sms, posta elettronica ordinaria e app IO.

Infine, se il destinatario è un soggetto privo di domicilio digitale, come esposto, la notificazione dell’Avviso di Avvenuta Ricezione dei documenti in piattaforma avviene con le tradizionali modalità analogiche, già previste dall’ordinamento e, dunque, alla residenza, alla sede legale o al domicilio del destinatario.

5. Considerazioni conclusive

L’attivazione di SEND è destinata ad avere notevoli impatti dal punto di vista giuridico e organizzativo, sia per le amministrazioni che per i cittadini.

È bene ricordare, infatti, quanto già rilevato in occasione del precedente contributo per questa rivista (al quale si rimanda per una maggiore trattazione), poiché ai sensi di legge (art. 6, CAD), le comunicazioni elettroniche trasmesse al domicilio digitale eletto producono gli stessi effetti giuridici delle comunicazioni a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno ed equivalgono alla notificazione a mezzo posta (salve particolari disposizioni di legge già esaminate). La disponibilità della piattaforma SEND consente quindi alle amministrazioni di completare il percorso di piena dematerializzazione del ciclo di vita di documenti, comunicazioni e archivi.

La nuova piattaforma, inoltre , rappresenta per le amministrazioni una novità che, mediante adeguamenti tecnologici e organizzativi, solleva gli uffici dell’ente da tutte le fasi materiali connesse al processo di notificazione, semplificando sia il processo di trasmissione che la fase di ricezione degli atti con un conseguente risparmio di tempo e costi anche per cittadini e imprese.