di Ernesto Belisario 6 Luglio 2023

Dal 6 luglio 2023 è consultabile l’Indice nazionale dei domicili digitali (“INAD”), l’elenco pubblico, liberamente accessibile online, che consente a tutti i cittadini di eleggere il proprio domicilio digitale, valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale. Si tratta di un importante passo in avanti verso la digitalizzazione dei rapporti tra cittadini, professionisti e pubbliche amministrazioni. L’elezione del domicilio digitale è una facoltà che spetta a chiunque, compresi gli enti di diritto privato, e comporta il diritto di ricevere le proprie comunicazioni presso il domicilio eletto, ma anche il dovere di fare un uso diligente del proprio domicilio digitale.

1. Cos’è l’INAD

Con l’acronimo “INAD” si intende l’“Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato, non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese”, l’elenco pubblico, istituito ai sensi dell’art. 6-quater del D.lgs. n. 82/2005 (Codice dell’amministrazione digitale o, in breve, “CAD”), nel quale chiunque, come previsto dall’art. 3-bis dello stesso decreto, ha la facoltà di eleggere il proprio domicilio digitale.

L’attivazione dell’INAD porta a compimento il disegno del Legislatore in materia di banche dati pubbliche dei domicili digitali, avviato con l’introduzione dell’Indice Nazionale degli indirizzi delle imprese e dei professionisti (“INI-PEC”) ad opera del c.d. “Decreto Sviluppo Bis” (D.l. n. 179/2012, convertito con L. n. 221/2012) e oggi disciplinato dall’art. 6-bis del CAD, e proseguito con i decreti legislativi attuativi della c.d. “Riforma Madia” della PA (Legge n. 124/2015), che hanno istituito l’Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi (“IPA” – art. 6-ter del CAD, introdotto dal D.lgs. n. 179/2016) e l’INAD, (art. 6-quater del CAD, introdotto ad opera del D.lgs. n. 217/2017).

La realizzazione e la gestione dell’INAD è affidata all’Agenzia per l’Italia Digitale (“AgID”).

Dal punto di vista tecnologico, per la realizzazione della piattaforma l’AgID si è avvalsa della società Infocamere S.c.p.a., struttura informatica delle Camere di commercio, già deputata alla gestione di INI-PEC, l’elenco pubblico in cui, ai sensi dell’articolo 6-bis del CAD, sono iscritti i domicili delle imprese e dei professionisti tenuti a comunicare il proprio domicilio digitale al momento dell’iscrizione in albi, registri o elenchi professionali.

La stessa AgID, inoltre, ha definito le Linee guida che disciplinano il funzionamento di INAD, le relative modalità di gestione e di aggiornamento, ma anche le regole che sono tenuti a rispettare i soggetti che vi eleggono il domicilio e che fruiscono delle funzionalità di consultazione rese disponibili. Le Linee guida sull’INAD sono state emanate dall’AgID con determinazione direttoriale del 15 settembre 2021 e successivamente aggiornate il 7 luglio 2022.

L’elenco INAD è accessibile online attraverso l’URL domiciliodigitale.gov.it. Dal 6 giugno 2023 sono attive le funzionalità disponibili per l’elezione, la modifica e la cancellazione del domicilio digitale, mentre dal 6 luglio 2023 sono attive le funzioni di consultazione.

2. INAD e domicilio digitale

Il domicilio digitale è definito dall’art. 1, comma 1, lett. n-ter), del CAD come un indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato (ai sensi del Regolamento eIDAS), valido ai fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale.

Com’è noto, il CAD, all’art. 3-bis, comma 4, prevede che, salvo i casi in cui sia prevista dalla normativa vigente una diversa modalità di comunicazione o di pubblicazione in via telematica, le amministrazioni pubbliche e i gestori o esercenti di pubblici servizi sono tenuti a comunicare con il cittadino esclusivamente tramite il domicilio digitale dallo stesso dichiarato.

L’attivazione dell’INAD rappresenta una novità estremamente importante per la digitalizzazione dei rapporti tra pubbliche amministrazioni e privati, con notevoli conseguenze dal punto di vista sia del cittadino che dell’amministrazione.

Basti pensare che, fino ad oggi, cittadini e professioni non iscritti in INI-PEC, per poter esercitare il proprio diritto all’uso del domicilio digitale nei rapporti con le PA, avevano a disposizione soltanto la possibilità, prevista dal comma 4-quinquies del citato art. 3-bis, di eleggere un domicilio digitale “speciale” per determinati atti, procedimenti o affari.

Con l’iscrizione nell’elenco INAD, invece, ferma restando la facoltà di eleggere un domicilio speciale, al cittadino viene consentito di eleggere un domicilio digitale “generale”, valido per la ricezione delle comunicazioni aventi valore legale da parte di tutte le amministrazioni e gestori di servizi pubblici e per tutti i procedimenti.

I domicili digitali pubblicati nell’INAD, inoltre, saranno utilizzabili da chiunque per notificare atti e comunicazioni con pieno valore legale.

Potranno eleggere domicilio digitale nell’INAD, oltre che tutte le persone fisiche maggiorenni, anche le persone giuridiche non tenute all’iscrizione nell’INI-PEC, come, ad esempio, le fondazioni e le associazioni che non esercitano attività di natura commerciale. Peraltro, è previsto che tutti i domicili digitali dei professionisti, già iscritti in INI-PEC, siano acquisiti nell’INAD, fermo restando il diritto per il professionista di eleggerne un domicilio diverso.

3. Come funziona l’INAD

3.1 Elezione e ciclo di vita del domicilio digitale

L’elezione di domicilio nell’INAD è consentita a tutte le persone fisiche, nonché ai professionisti e agli enti privati non iscritti in INI-PEC.

Per effettuare l’elezione di domicilio nell’INAD occorre inoltrare una richiesta telematica di registrazione, previa autenticazione all’accesso tramite le identità digitali SPID, CIE o CNS.

Per le richieste di registrazione dei professionisti, inoltre, è necessario produrre una dichiarazione sostitutiva, resa ai sensi del D.P.R. n. 445/2000, attestante l’esercizio dell’attività professionale rientrante tra le professioni non organizzate disciplinate dalla legge n. 4 del 2013. Per le richieste di registrazione delle persone giuridiche, invece, deve essere resa una dichiarazione, sempre ai sensi del D.P.R. n. 445/2000, attestante la qualità, di chi effettua la richiesta, di legale rappresentante dell’Ente o di soggetto da questo delegato.

L’elezione del domicilio digitale costituisce solo la prima fase del ciclo di vita del domicilio digitale pubblicato in INAD, a cui si aggiungono, eventualmente, le fasi di modifica e di cessazione del domicilio. La cessazione, oltre che su richiesta, può avvenire anche d’ufficio, nei casi in cui sia riscontrata l’invalidità del domicilio digitale, oppure nei casi particolari di decesso della persona fisica o estinzione della persona giuridica.

L’INAD è aggiornato quotidianamente mediante la pubblicazione, entro le ore 01:00, di tutte le informazioni relative alle richieste telematiche validate entro le ore 23:59 del giorno precedente. Pertanto, le richieste di elezione, modifica o cessazione di domicilio, nonché le eventuali cessazioni d’ufficio, divengono effettive solo a partire dal giorno successivo alla validazione. Durante la fase di aggiornamento l’elenco, inoltre, l’elenco non è utilmente consultabile.

A fini probatori, è previsto un sistema di certificazione e storicizzazione delle operazioni sul domicilio digitale effettuate nell’INAD, che traccia tutte le operazioni attinenti al ciclo di vita del domicilio digitale (elezione, modifica, conferimento e revoca di deleghe, cessazione volontaria e cessazione in casi particolari). I dati della tracciatura sono associati al soggetto richiedente e sono conservati per dieci anni, a garanzia di eventuali esigenze probatorie nell’ordinario termine di prescrizione dei diritti.

3.2 Consultazione

Come anticipato, l’INAD è un servizio online accessibile a chiunque e liberamente consultabile.

L’accesso alle funzioni di consultazione non richiede l’autenticazione dell’utente.

La possibilità di accedere alle informazioni contenute in INAD, dunque, è consentita non solo alle amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici, ma anche a cittadini, professionisti e imprese.

Le funzioni di mera consultazione, infatti, sono principalmente destinate a essere utilizzate dai soggetti privati, che potranno avvalersi dei domicili digitali eletti dai cittadini nell’INAD per effettuare comunicazioni con pieno valore legale anziché ricorrere ai tradizionali servizi di posta raccomandata.

3.3 Estrazione di dati

L’INAD offre delle funzionalità di estrazione multipla dei dati, anche in cooperazione applicativa, utili per velocizzare le procedure amministrative. Tali funzionalità, rese disponibili gratuitamente, sono riservate esclusivamente alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici e soltanto per lo svolgimento dei propri compiti istituzionali.

Dal 6 luglio, stessa data in cui saranno rese disponibili le funzioni di consultazione, amministrazioni e gestori di pubblico servizio potranno consultare INAD in modalità applicativa, attraverso apposite interfacce dedicate, rese fruibili mediante la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (“PDND”), la piattaforma, istituita D.l. n. 76/2020 (convertito con Legge n. 120/2020), realizzata con le risorse del PNRR, per garantire l’interoperabilità delle banche dati e dei sistemi informativi delle PA.

L’estrazione multipla dei dati contenuti nell’INAD, però, è sottoposta ad alcune regole, a tutela del buon andamento delle amministrazioni e della privacy dei soggetti iscritti.

In particolare, le Linee guida sull’INAD prevedono che i domicili digitali devono essere acquisiti nel momento stesso in cui si intende utilizzarli, al fine di assicurare la qualità del dato, nel rispetto del principio di esattezza dei dati di cui agli articoli 15 e 16 del GDPR.

I domicili, inoltre, soprattutto quando rientrano all’interno di veri e propri elenchi, devono essere cancellati subito dopo essere stati utilizzati, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione dei dati di cui all’art. 5 del GDPR. D’altronde, la prova circa l’effettiva esistenza di un dato domicilio digitale in un dato momento è conservata dal Gestore dell’INAD, il quale inoltre è tenuto a garantire sempre l’accesso ai dati disponibili nell’elenco.

4. INAD e regole di diligenza

L’utilizzo di INAD richiede il rispetto di specifiche regole di diligenza, nonché delle regole e dei principi già affermati in materia di uso del domicilio digitale. Si tratta di principi che valgono sia per i soggetti iscritti, sia per i soggetti che sono tenuti a consultare l’elenco per lo svolgimento della propria attività istituzionale

I soggetti iscritti ad INAD, innanzitutto, sono responsabilità in ordine alla veridicità ed esattezza dei dati dichiarati in sede di registrazione, nonché di elezione o di modifica del domicilio.

Per la corretta gestione dell’INAD, l’AgID, in qualità di ente gestore, effettua controlli sia in fase di elezione del domicilio sia periodicamente e, a tal fine, i gestori di servizi PEC e di servizi elettronici di recapito certificato qualificato italiani, accreditati presso la stessa AgID, sono tenuti a rendere disponibili, i servizi che consentano di verificare l’esistenza, lo stato e la titolarità dei domicili digitali.

Occorre rilevare, poi, che ai sensi dell’art. 3-bis, comma 1-quater, del CAD, i soggetti iscritti nell’INAD sono tenuto a fare uso diligente del proprio domicilio digitale e a comunicare ogni modifica o variazione dello stesso, secondo le modalità fissate nelle Linee guida sull’INAD.

In proposito occorre ricordare quanto ribadito dalla recente giurisprudenza del Consiglio di Stato, richiamata in una precedente segnalazione di questo Osservatorio, in materia di uso diligente del domicilio digitale. Secondo il Supremo consesso della Giustizia Amministrativa, infatti, l’art. 6 del CAD introduce una presunzione iuris tantum di consegna delle comunicazioni rese disponibili al domicilio digitale del destinatario, salva la prova che la mancata consegna sia dovuta a fatto non imputabile al destinatario medesimo (così Cons. St., Sez. 2, sent. 6 febbraio 2023, n. 1211).

Tale obbligo, affermato con riferimento alle pubbliche amministrazioni, si deve ritenere generalmente esteso a tutti i soggetti muniti di domicilio digitale e che effettuano comunicazioni telematiche presso i domicili digitali iscritti negli elenchi istituiti dal CAD (oltre a INAD, IPA e INI-PEC).

Un uso non diligente del proprio domicilio digitale, dunque, può avere conseguenze giuridiche molto rilevanti e, pertanto, l’elezione di domicilio digitale esige che il soggetto richiedente sia in possesso di competenze digitali di base adeguate.

Con particolare riguardo alle pubbliche amministrazioni e ai gestori di servizi pubblici, come ricordato in premessa, l’art. 3-bis, comma 4, CAD impone di comunicare con il cittadino esclusivamente tramite il domicilio digitale dallo stesso dichiarato. La violazione di questa disposizione, oltre a pregiudicare la validità delle comunicazioni effettuate con modalità diverse (ad esempio, relativamente al prodursi degli effetti interruttivi dei termini di prescrizione e decadenza), può altresì comportare l’applicazione delle sanzioni per violazione di obblighi di digitalizzazione previste dall’art. 18-bis dello stesso CAD.

5. Considerazioni conclusive

L’attivazione dell’INAD è destinata ad avere notevoli impatti dal punto di vista giuridico e organizzativo, sia per le amministrazioni che per cittadini e professionisti.

È bene ricordare, infatti, che ai sensi di legge (art. 6, CAD), le comunicazioni elettroniche trasmesse al domicilio digitale eletto nell’INAD producono gli stessi effetti giuridici delle comunicazioni a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno ed equivalgono alla notificazione a mezzo posta (salve particolari disposizioni di legge).

Ma non solo. Dal 6 luglio 2023, pubbliche amministrazioni e gestori di pubblico servizio hanno l’obbligo di effettuare al domicilio digitale presente in INAD tutte le comunicazioni al cittadino con valenza legale (eccetto che in caso di elezione di domicilio digitale speciale). Chi elegge il proprio domicilio digitale nell’elenco pubblico, pertanto, potrà contestare la validità delle comunicazioni pervenute con modalità differenti.

Si tratta per le amministrazioni di un cambiamento che richiede uno sforzo non indifferente, con adeguamenti non soltanto dal punto di vista tecnologico, per garantire l’estrazione dei dati in conformità alle previsioni delle Linee guida, ma anche e soprattutto organizzativo, perché la trasmissione di atti, provvedimenti e comunicazioni aventi valore legale coinvolge nella gran parte dei casi tutti gli uffici dell’ente.